O365

Outlook lässt sich den jeweiligen Bedürfnissen seiner Benutzer anpassen. Dadurch sollen die häufigsten Geschäftsfälle bestmöglichst unterstützt werden.
Nachfolgend werden die wichtigsten Möglichkeiten zur erfolgreichen Konfiguration aufgezeigt.

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Outlook-Optionen

Datei Optionen E-Mail

Allgemein Kalender

1. Nachrichten verfassen

Ändere die Bearbeitungseinstellungen für Nachrichten
Es stehen zur Auswahl:

1. HTML HyperText Markup Language
2. Das Rich Text Format (RTF) ist ein proprietäres Dateiformat für Texte, das von Microsoft 1987 eingeführt wurde. Es wird als Austauschformat zwischen den meisten Textverarbeitungsprogrammen noch heute verwendet.
3. Nur Text enthält keinerlei Textauszeichnungen, wie fett, unterstrichen, ^Hochstellung, italic etc..

wähle HTML oder ev. RTF

 

Erstelle oder ändere Signaturen für Nachrichten
Es können mehrere Signaturen und ihr Standardverhalten je nach gewählter Mail-Adresse gesetzt werden.

Signatur erstellen

2. Outlook-Bereiche siehe auch Datei Optionen Erweitert Outlook-Bereiche

Hier bietet Microsoft teilweise gefährliche Optionen für den Lesebereich an. Die zurückhaltende Anwendung der Vorschläge von Microsoft als Vorgabewerte der Einstellungen ist sehr empfohlen!

Lesebereichsoptionen:

• Im Lesebereich angezeigte Nachrichten nach einer vorgegebenen Zeit automatisch als gelesen markieren
• Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt
• Einzeltastenlesen mit Leertaste
• Automatische Vollbildansicht im Hochformat aktivieren
• Immer Vorschau von Nachrichten zeigen

alle abwählen!

3. Antworten und Weiterleitungen

• Vorgeschlagene Antworten anzeigen

• Antworten und Weiterleitungen in neuem Fenster öffnen
• Fenster mit der Originalnachricht beim Antworten und Weiterleiten schliessen
• Präfix für Kommentare festlegen (z.B. DD)
• Beim Antworten und/oder Weiterleiten den Text der ursprünlichen Nachricht beifügen.

Gestaltungsoptionen für Antworten oder Weiterleitungen im Zusammenhang mit der ursprünglichen Nachricht.

Alle ausser Vorgeschlagene Antworten einstellen.

4. Nachrichten speichern

Auswählen, was gemacht werden soll, falls innert der vorgegebenen Zeit nicht gesendet wurde.

• Elemente, die nicht innerhalb der eingegebenen Anzahl von Minuten gesendet wurden, automatisch speichern
  z.B. nach 3 Minuten in Entwürfe speichern.

• Beim Antworten auf Nachrichten, die sich nicht im Posteingang befinden, die Antworten im selben Ordner speichern
• Weitergeleitete Nachrichten speichern
• Nachrichtenkopien im Ordner gesendete Elemente speichern
• Unicode-Format verwenden

Setzen Entwürfe und Speichern

5. Verlauf

Übermittlungs- und Lesebestätigungen helfen dabei, eine Bestätigung darüber zu erhalten, dass Nachrichten erfolgreich empfangen wurden. Nicht alle E-Mail-Server und -Anwendungen deiner Empfänger unterstützen das Senden von Bestätigungen.

• Für alle gesendeten Nachrichten Folgendes anfordern:
  • Übermittlungsbestätigung, die die Übermittlung der Nachricht an den E-Mail-Server des Empfängers bestätigt.
  • Lesebestätigung, die das Anzeigen der Nachricht durch den Empfänger bestätigt.

• Für jede Nachricht, die die Anforderung einer Lesebestätigung enthält:
  • Immer eine Lesebestätigung senden
  • Nie eine Lesebestätigung senden
  • Senden einer Lesebestätigung immer bestätigen lassen

• Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen sowie Abstimmungen automatisch bearbeiten

• Gesendete Originalelemente automatisch mit Bestätigungsinformationen aktualisieren

• Verlaufsinformationen aktualisieren und dann Antworten ohne Kommentare löschen

• Nachdem Aktualisieren der Verlaufsinformationen Bestätigungen nach einem auszuwählenden Order verschieben.
  Ich empfehle sogar, einen entsprechenden Ordner Verlauf zu diesem Zweck anzulegen.

Voreinstellungen überprüfen und ggf. korrigieren

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