O365

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Outlook lässt sich den jeweiligen Bedürfnissen seiner Benutzer anpassen. Dadurch sollen die häufigsten Geschäftsfälle bestmöglichst unterstützt werden.
Nachfolgend werden die wichtigsten Möglichkeiten zur erfolgreichen Konfiguration aufgezeigt.

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Oft wurde ich gefragt: wie soll ich denn mein Outlook am besten einrichten?. Oft aber hörte ich einfach es ist einfach zu kompliziert!. Meistens konnte ich helfen, denn es waren meistens die gleichen Hürden, die überwunden werden mussten. Dies trieb mich schliesslich an, eine kleine Anleitung oder Checkliste zu schreiben. Kann ja nicht so kompliziert sein!
Wie sich bald herausstellte, ist das viel komplizierter respektive viel umfangreicher als erwartet! Erst recht ein Grund, diese Herausforderung anzunehmen. Das Resultat, oder nennen wir es lieber das Zwischenresultat ist das vorliegende Online-Handbuch.
Einleitung

Naturgemäss muss deine E-Mailsoftware wissen, wer du bist und wie du dich ausweisen kannst, denn es handelt sich bei E-Mail-Systemen um persönliche Postdienste. Dies gilt für Privatpersonen gleichermassen wie für Personen als Teil von Firmen oder Vereinen.
Es ist nachvollziehbar, dass ein System, welches solch ein breites Spektrum an Funktionen abdecken muss, eine gewisse Komplexität an Lösungen anbieten muss. Was dem Benutzer, sei es eine Einzelperson oder sei es die Belegschaft einer grossen Firma, dient dienen mag, ist nicht immer so einfach zu erklären.
Daher habe ich mich dafür entschieden, einfache Checklisten für die wichtigsten Bedürfnisse zu erarbeiten. Damit sind einfach nachvollziehbare Wege aufgezeichnet, wie man innert nützlicher Frist sein Outlook richtig aufsetzen und nutzen kann. Dennoch bleiben die Möglichkeiten für komplexere Konfigurationen weiterhin bestehen.

1. Checklisten

Um die Vielfalt an Einstellungen verständlich zu erklären, bietet dieses Handbuch mehrere Ansätze an:

  1. nur Topics mit dringenden Empfehlungen zeigen
  2. Checklisten für schnelles Setup
  3. Suchwort-Wolke
  4. Definitionen
Beim ersten Teil werden nur noch die Abschnitte angezeigt, welche wichtige Einstellungen enthalten. Damit wird die Anleitung auf das Nötigste reduziert. Die Struktur orientiert sich aber nach wie vor an der Struktur von Outlook.

Der zweite Ansatz geht einen anderen Weg. Hier werden Checklisten für den schnellen Setup der Outlook-Umgebung für folgende Adressaten angeboten:
  1. Einzelanwender, 1 User
  2. Privatanwender und Familien, in der Regel Einzelpersonen, 1-5 User
  3. Familien, Vereine, KMU bis zu 50 Personen
Die Komplexität von grösseren Usergemeinschaften auf eine simple 1-2-3-Checkliste herunterzubrechen, halte ich für unsinnig. In diesen Fällen ist es angebracht, ein spezifisches Projekt aufzusetzen.

1-2-3-Checkliste
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