O365

Outlook lässt sich den jeweiligen Bedürfnissen seiner Benutzer anpassen. Dadurch sollen die häufigsten Geschäftsfälle bestmöglichst unterstützt werden.
Nachfolgend werden die wichtigsten Möglichkeiten zur erfolgreichen Konfiguration aufgezeigt.

Öffnen und Exportieren

Unter dieser Rubrik sind eigentlich keine typischen Voreinstellungen zu konfigurieren. Vielmehr verstecken sich hier die Möglichkeiten des Zugriffs auf fremde Datenformate wie sie für die Migration benötigt werden.
Des Weiteren öffnet sich hier Outlook, um den Zugang auf Kalender, Personendaten und Mail-Postfächern anderer Personen zu erhalten.

Datei Öffnen und Exportieren Outlook Datendatei öffnen

**1. Import aus anderen Outlook-Dateien *.pst**

Ermöglicht das Einbinden einer Outlook-Datei im Format *.pst.
Dies kann nützlich sein, wenn grosse Datenmengen aus dem normalen Fokus von Outlook entlastet werden soll, wenn z.B. die Speicherkapazität des E-Mailkontos erschöpft ist.

2. Bargeld unter der Matratze

Diese *.pst-Dateien haben aber den Nachteil, dass sie nur lokal verwendet werden können (das p in der Dateierweiterung steht für personal)!
Umgekehrt also, kann eine solche Datei zur Aufbewahrung persönlicher (lokaler) Informationen genutzt werden. In diesem Fall muss man sich aber bewusst sein, dass die Datensicherung ebenso lokale Verantwortung ist.
Ein wenig ist also diese Situation vergleichbar mit dem Geld unter dem Kopfkissen oder unter der Matratze.

3. Migration von Outlook

Ein weiterer Fall, wo *.pst-Dateien genutzt werden können, ist bei Datenmigrationen von einem alten in ein neues System.
Da Outlook sowohl das alte System als auch das neue System bearbeiten kann, bietet sich Outlook als Migrationstool an. Die Datei *.pst wird als Zwischenspeicher genutzt. Die Migration erfolgt dann in den klassischen Schritten:

Verknüpfen eines zusätzlichen (Migrations-) *.pst in der bestehenden (alten) E-Mail-Umgebung (z.B. ein Mailsystem bei bluewin.ch).
Kopieren der Elemente (Mails, Kalender, Personen, Tasks) in die verknüpfte Datei *.pst
Setup neue Umgebung
Einbindung der oben erstellten *.pst-Datei. D.h. die Daten werden vom Zwischenspeicher *.pst in die neue E-Mail-Umgebung kopiert.
Entfernen der Migrationsdatei *.pst

Und schon sind die Daten wieder verfügbar!

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