O365

Outlook lässt sich den jeweiligen Bedürfnissen seiner Benutzer anpassen. Dadurch sollen die häufigsten Geschäftsfälle bestmöglichst unterstützt werden.
Nachfolgend werden die wichtigsten Möglichkeiten zur erfolgreichen Konfiguration aufgezeigt.

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Outlook-Optionen

Datei Optionen E-Mail

Allgemein Kalender

1. Nachrichten verfassen

Ändere die Bearbeitungseinstellungen für Nachrichten
Es stehen zur Auswahl:

1. HTML HyperText Markup Language
2. Das Rich Text Format (RTF) ist ein proprietäres Dateiformat für Texte, das von Microsoft 1987 eingeführt wurde. Es wird als Austauschformat zwischen den meisten Textverarbeitungsprogrammen noch heute verwendet.
3. Nur Text enthält keinerlei Textauszeichnungen, wie fett, unterstrichen, ^Hochstellung, italic etc..

wähle HTML oder ev. RTF

 

Querverweis Editor-Optionen Dokumentenprüfung

Editoroptionen …
Gebe an, wie der Inhalt der E-Mails von Outlook korrigiert und formatiert werden soll. Alle weiteren Details siehe Querverweis (oben).

 

• Wahl, ob vor dem Senden immer die Rechtschreibung geprüft werden soll.
• Originalnachricht bei Antworten und Weiterleitungen ignorieren ^*)

^*) das heisst, dieser Teil der Mail wird nicht auf Rechtschreibung geprüft.

 

Querverweis Editor-Optionen Dokumentenprüfung

 

Erstelle oder ändere Signaturen für Nachrichten
Es können mehrere Signaturen und ihr Standardverhalten je nach gewählter Mail-Adresse gesetzt werden.

Signatur erstellen

 

Briefpapier und Schriftarten
Outlook ermöglicht, Papierdesign und Schriftarten auszuwählen. Diese Einstellungen gelten nur für die Mails, welche im HTML-Format erstellt werden.
Auch bei der Auswahl der Schriftart empfiehlt es sich, nur allgemein übliche Schriftarten zu wählen, damit diese beim Empfänger so ankommen. Schriftarten werden nur vorgegeben, aber nicht eingebettet, was bedeutet, dass wenn der Empfänger diese Schriftart nicht installiert hat, er eine Ersatzschriftart sehen wird.
Des Weiteren kann hier auch vorgegeben werden, dass eine andere Farbe beim Weiterleiten von E-Mails verwendet wird.

2. Outlook-Bereiche siehe auch Datei Optionen Erweitert Outlook-Bereiche

Hier bietet Microsoft teilweise gefährliche Optionen für den Lesebereich an. Die zurückhaltende Anwendung der Vorschläge von Microsoft als Vorgabewerte der Einstellungen ist sehr empfohlen!

Lesebereichsoptionen:

• Im Lesebereich angezeigte Nachrichten nach einer vorgegebenen Zeit automatisch als gelesen markieren
• Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt
• Einzeltastenlesen mit Leertaste
• Automatische Vollbildansicht im Hochformat aktivieren
• Immer Vorschau von Nachrichten zeigen

alle abwählen!

3. Nachrichteneingang

Steuert das Verhalten beim Eintreffen neuer E-Mails.

• Soundwiedergabe beim Eintreffen einer neuen Mail kann nervig sein, insbesondere in Grossraumbüros

• Diskreter ist die kurzzeitige Veränderung des Mauszeigers
• Sehr nützlich ist die dauerhafte Anzeige neuer Mails mit dem Briefumschlagssymbol in der Taskleiste

4. Unterhaltungen aufräumen

Es kann ein spezieller Ordner definiert werden, in welchen aufgeräumte Elemente verschoben werden können.
Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:

1. Generell
   • Beim Aufräumen von Unterordnern die Ordnerhierarchie im Zielordner neu herstellen
2. Folgende Nachrichten nicht verschieben:
   • Ungelesene Nachrichten,
   • Kategorisierte Nachrichten,
   • Gekennzeichnete Nachrichten,
   • Digital signierte Nachrichten,
   • Wenn eine Nachricht einer Antwort geändert wird, das Original nicht verschieben

5. Antworten und Weiterleitungen

• Vorgeschlagene Antworten anzeigen

• Antworten und Weiterleitungen in neuem Fenster öffnen
• Fenster mit der Originalnachricht beim Antworten und Weiterleiten schliessen
• Präfix für Kommentare festlegen (z.B. DD)
• Beim Antworten und/oder Weiterleiten den Text der ursprünlichen Nachricht beifügen.

Gestaltungsoptionen für Antworten oder Weiterleitungen im Zusammenhang mit der ursprünglichen Nachricht.

Alle ausser Vorgeschlagene Antworten einstellen.

6. Nachrichten speichern

Auswählen, was gemacht werden soll, falls innert der vorgegebenen Zeit nicht gesendet wurde.

• Elemente, die nicht innerhalb der eingegebenen Anzahl von Minuten gesendet wurden, automatisch speichern
  z.B. nach 3 Minuten in Entwürfe speichern.

• Beim Antworten auf Nachrichten, die sich nicht im Posteingang befinden, die Antworten im selben Ordner speichern
• Weitergeleitete Nachrichten speichern
• Nachrichtenkopien im Ordner gesendete Elemente speichern
• Unicode-Format verwenden

Setzen Entwürfe und Speichern

7. Nachrichten senden

• Standardstufe für Wichtigkeit: niedrig ↓, Normal, hoch !
• Standardstufe für Vertraulichkeit
  • Normal
  • Persönlich
  • Privat
  • Vertraulich

• Nachrichten nach folgendem Zeitraum (Tage) als abgelaufen markieren.

• Beim Verfassen neuer Nachrichten immer das Standardkonto verwenden

• Komma als Trennzeichen für mehrere Nachrichtenempfänger zulassen

• Namen automatisch prüfen
• Besprechungsanfragen und -benachrichtigungen nach Beantwortung aus Posteingang löschen
• STRG+Eingabe sendet Nachricht
• Beim Ausfüllen der Zeilen An, Cc und Bcc Namen mithilfe der AutoVervollständigen-Liste vorschlagen
• Warnen, wenn ich eine Nachricht senden möchte, an der ggf. eine Anlage fehlt

• Zu erwähnende Namen vorschlagen, wenn ich das @-Symbol in einer Nachricht verwende

8. E-Mail-Infos

Verwalten von Optionen für E-Mail-Infos. Du kannst beispielsweise bestimmen, wann und wie die E-Mail-Infoleiste sowie welche E-Mail-Infos angezeigt werden.

 

9. Verlauf

Übermittlungs- und Lesebestätigungen helfen dabei, eine Bestätigung darüber zu erhalten, dass Nachrichten erfolgreich empfangen wurden. Nicht alle E-Mail-Server und -Anwendungen deiner Empfänger unterstützen das Senden von Bestätigungen.

• Für alle gesendeten Nachrichten Folgendes anfordern:
  • Übermittlungsbestätigung, die die Übermittlung der Nachricht an den E-Mail-Server des Empfängers bestätigt.
  • Lesebestätigung, die das Anzeigen der Nachricht durch den Empfänger bestätigt.

• Für jede Nachricht, die die Anforderung einer Lesebestätigung enthält:
  • Immer eine Lesebestätigung senden
  • Nie eine Lesebestätigung senden
  • Senden einer Lesebestätigung immer bestätigen lassen

• Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen sowie Abstimmungen automatisch bearbeiten

• Gesendete Originalelemente automatisch mit Bestätigungsinformationen aktualisieren

• Verlaufsinformationen aktualisieren und dann Antworten ohne Kommentare löschen

• Nachdem Aktualisieren der Verlaufsinformationen Bestätigungen nach einem auszuwählenden Order verschieben.
  Ich empfehle sogar, einen entsprechenden Ordner Verlauf zu diesem Zweck anzulegen.

Voreinstellungen überprüfen und ggf. korrigieren

10. Nachrichtenformat

Steuert die Formatierung der Nachricht.

• Cascading Stylsheets (kurz CSS ) für Nachrichtendarstellung verwenden
• Die Grösse der Nachricht verringern, indem zum Anzeigen der Nachricht nicht erforderliche Formatierungsinformationen entfernt werden

• Anlagen von nur-Text-Nachrichten mit UUENCODE codieren

• Zusätzliche Zeilenumbrüche in Nur-Text-Nachrichten entfernen

• Beim Senden von Nachrichten im Rich-Text-Format an Internetempfänger
  • In HTML-Format konvertieren
  • In Nur-Text-Format konvertieren
  • In Outlook-Rich-Text-Format senden

11. Sonstige

• Schaltfläche für Einfügeoptionen anzeigen , wenn Inhalt in eine Nachricht eingefügt wird
• Links Nächste und Vorherige in Nachrichtenkopfzeilen beim Lesen von Nachrichten anzeigen

• Unterhaltungen nicht automatisch erweitern, wenn Nachrichten mithilfe der Tastatur geändert werden

• Nach dem Verschieben oder Löschen eines geöffneten Elements:
• Vorheriges Element öffnen
• Nächstes Element öffnen
• Zurück zum aktuellen Ordner

• Gekennzeichnete Elemente in der Nachrichtenliste hervorheben

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