O365

Outlook lässt sich den jeweiligen Bedürfnissen seiner Benutzer anpassen. Dadurch sollen die häufigsten Geschäftsfälle bestmöglichst unterstützt werden.
Nachfolgend werden die wichtigsten Möglichkeiten zur erfolgreichen Konfiguration aufgezeigt.

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Outlook-Optionen

Datei Optionen Kalender

E-Mail Gruppen

1. Arbeitszeit

Ändere die Einstellungen für Kalender, Besprechungen, Arbeit mit Kalenderwoche und Zeitzonen.

persönliche Präferenz

 

persönliche Präferenz

2. Kalenderoptionen

• Automatisch Onlinebesprechung zu allen Besprechungen hinzufügen
1. Microsoft Teams
2. Zoom

• Standarddauer für neue Termine und Besprechungen

• 30 Minuten
• 1 Stunde
• 1.5 Stunden
• 2 Stunden

• Verkürzen von Terminen und Besprechungen

• keine
• Früh beenden ^*)
• Spät starten
Auswahl der Zeitangabe, falls ein Termin verkürzt werden soll bei früh beenden oder spät starten

• Standarderinnerungen in Minuten
• Teilnehmer dürfen andere Besprechungszeiten vorschlagen

• Beim Senden von Besprechungsanfragen ausserhalb der Organisation das iCalendar-Format verwenden
• Glockensymbol für Termine und Besprechungen mit Erinnerungen im Kalender anzeigen

^*) Die Empfehlung führt dazu, dass ein einstündiger Termin eigentlich nur für 50 Minuten gebucht wird und so, immerhin dem Kalender folgend, noch 10 Minuten Pause bis zum potentiell nächsten Termin blieben.

persönliche Präferenz

3. Anzeigeoptionen Querverweis Element Plastischer Reader Einstellungen des Plastischen Readers Zeilenfokus

• Auswahl der Standardkalenderfarbe (Pastellfarbtöne) und diese Farbe für alle Kalender verwenden

• Wochennummern in Monatssicht und Datumsnavigator anzeigen
• In Planungsansicht freie Termine anzeigen
• Automatisch vom vertikalen Layout zur Planungsansicht wechseln, wenn die Anzahl anzuzeigender Kalender grösser oder gleich x ist (Standard 6)
• Automatisch von der Planungsansicht zum vertikalen Layout wechseln, wenn die Anzahl anzuzeigender Kalender kleiner oder gleich x ist (Standard 1)

Siehe auch unter Zeitzonen für weitere Kalender.

persönliche Präferenz

4. Zeitzonen

1. Wahl und Bezeichnung deiner Zeitzone (z.B. ( UTC+01:00 ) Amsterdam, Berlin, Bern, Rom, Stockholm, Wien für die Schweiz)
2. Dasselbe für eine zweite und dritte Zeitzone.
   Dies führt zur Möglichkeit, dass diese Zeitzonen auf der selben Darstellung des Kalenders angezeigt werden können, was wiederum für die internationale Zusammenarbeit sehr wertvoll sein kann
3. Vornahme eines Zeitzonen Wechsels, z.B. für die Planung von interkontinentalen Flügen

 

5. Änderung der Anzeige von Zeitzonen

Bild: Einstiegspunkt zur Änderung der Zeitzonen-Einstellungen

Durch Betätigung des rechten Mausklicks an der angezeigten Stelle, erscheint das Auswahlmenü Zeitzone ändern.
Dort bietet sich die Möglichkeit, eine zweite oder gar dritte Zeitzone zu definieren.
Wenn bereits mehrere Zeitzonen definiert sind, so bietet Outlook an, zwischen diesen Zeitzonen zu wechseln. Achtung: in der Anzeige erscheinen dann alle Termine entsprechend der gewählten Zeitzone. Dies kann besonders bei der Planung von interkontinentalen Flügen hilfreich sein.
Je nach Einstellung deines Smartphones, nimmt das Smartphon bei interkontinentalen Reisen die Zeitzone, in der du dich gerade befindest, als Standardzeit an und zeigt dir deine korrekt gebuchten Termine ebenfalls korrekt in der lokalen Uhrzeit an.

6. Terminplanungs-Assistent

1. Kalenderdetails in QuickInfos anzeigen
2. Kalenderdetails im Zeitplanungsraster anzeigen

7. Automatisches Annehmen und Ablehnen

Besprechungsanfragen automatisch annehmen oder ablehnen, wobei unterschieden wird:

• Automatisch Besprechungsanfragen annehmen und abgesagte Besprechungen entfernen
  1. Besprechungsanfragen, die sich mit vorhandenen Terminen oder Besprechungen überschneiden, automatisch ablehnen
  2. Anfragen zu Besprechungsserien automatisch ablehnen

alle nein

8. Wetter

9. Besprechungserkenntnisse

Sollen Besprechungserkenntnisse angezeigt werden?

• Besprechungserkenntnisse anzeigen

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