O365
Outlook lässt sich den jeweiligen Bedürfnissen seiner Benutzer anpassen. Dadurch sollen die häufigsten Geschäftsfälle bestmöglichst unterstützt werden.
Nachfolgend werden die wichtigsten Möglichkeiten zur erfolgreichen Konfiguration aufgezeigt.
Zum Schluss
Diese Anfragen und meine persönliche Überzeugung haben die Idee reifen lassen, ein einfaches online-Handbuch für das nützliche Einstellen von Outlook zu erarbeiten. Dieses online-Handbuch soll den persönlichen Kontakt nicht ausschliessen. Das Ziel war mehr, einmal der Frage nachzugehen, was dazugehört, damit das Verwenden dieser mächtigen Applikation auch wirklich smart sein kann. Dabei ist auch mir aufgefallen, dass sich auch die Settings im Laufe der Zeit modernisiert haben.
Diese Anleitung greift sich die wichtigsten Punkte heraus, damit man schnell und verbindlich zu dem System gelangt, das man sich für seine Bedürfnisse wünscht.
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1. Einstellungen Microsoft Outlook 365
Dieses Online-Handbuch richtet sich nach dem Aufbau der aktuellsten Version von 
Outlook. Da die Konfiguration des Mail-Systems an unterschiedlichen Stellen vorgenommen werden muss, lehnt sich dieses online System an diese Ordnung an:
- Informationen
- Öffnen und Exportieren
- Office-Konto
- Outlook-Optionen
2. Gruppen
Die Online-Dokumentation bietet zwei Rubriken an:
- O365 (Interaktives Handbuch)
- O365 Gruppen (Listen der hierarchischen Gliederung)
3. Wichtigkeit
Da in der Regel keine überflüssige Zeit zum Studium von Handbüchern vorhanden ist, bietet dieses Online-Handbuch die Möglichkeit der Filterung nach Wichtigkeit.
Bei eingeschaltetem Filter werden nur die Schritte angezeigt, welche eine dringende Empfehlung enthalten. Dies ermöglicht ein schnelles Einrichten.
Dennoch empfehle ich in jedem Fall, sich einmal einige ruhige Minuten zu verschaffen, um durch das volle Set an Möglichkeiten durchzugehen. Manch erfahrener Nutzer von Outlook könnte noch staunen, was so im Lauf der Zeit alles noch Nützliches eingebaut wurde.
Wichtig!4. Navigation in der online Dokumentation
Bild: Navigationsleiste DDforU
Die Navigation ist weitgehend selbsterklärend. Folglich sind die Möglichkeiten intuitiv sichtbar.
Dennoch erkläre ich am Beispiel des zentralen Navigationsbalkens für die Settings von E-Mail was gemeint ist.
Auf der linken Seite wird der Bread-crumb zum Einstieg zur den Settings von E-Mail gezeigt.
Auf der rechten Seite werden die Navigationssymbole nach rechts und nach links eingeblendet. In unserem Fall also zurück nach Allgemein oder vorwärts zu Kalender.
Je nach Element, was beschrieben wird, ist in der Mitte noch ein Symbolbild sichtbar, in unserem Fall das Couvert für E-Mail.
Darunter werden alle unter diesem Titel entsprechenden Anleitungen dargestellt.
Das Online-Handbuch ist weitgehend auf jedem Computer lesbar. Das Programm passt sich den vorliegenden Begebenheiten, insbesondere der Grösse und der Auflösung des Bildschirms an. Dadurch können leicht abweichende Darstellungsformen entstehen. Inhaltlich sind aber keine Einschränkungen zu erwarten.
5. Parallel-Navigation
Bild: Fussleiste beim Einstieg in die Onlinehilfe.
Zur oben aufgeführten Navigation, welche weitgehend der Menühierarchie von Outlook folgt, wurde eine zweite Navigation in der stets sichtbaren Fussleiste eingerichtet. Diese folgt der Logik des Online-Handbuches.
Dadurch stehen dem Benutzer immer die bestmöglichen Orientierungshilfen zur Verfügung.
Bild: Fussleiste nach Aufruf >Einstellungen Outlook 365
Bild: Fussleiste während Sicht auf Outlook-Optionen
Die zwei letzten Bilder zeigen, dass aus beiden wieder direkt auf die Übersichtsebene >O365 geschaltet werden kann.
Beim Surfen z.B. im Kapitel Zum Schluss kann innerhalb des Kapitels auf die Übersicht der Outlook Optionen zurückgesprungen werden.
Viel Spass beim Surfen.
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