O365

Outlook lässt sich den jeweiligen Bedürfnissen seiner Benutzer anpassen. Dadurch sollen die häufigsten Geschäftsfälle bestmöglichst unterstützt werden.
Nachfolgend werden die wichtigsten Möglichkeiten zur erfolgreichen Konfiguration aufgezeigt.

Outlook-Ordner-Eigenschaften

Für jeden Ordner in Outlook (Elemente) können entsprechende Eigenschaften festgelegt werden.

Ordner Eigenschaften AutoArchivierung

1. AutoArchivierung siehe auch Datei Optionen Erweitert AutoArchivierung

Verringere die Postfachgrösse, indem du alte Elemente löschen oder in eine Archivdatei verschieben lässt.
Einstellungen für AutoArchivierung:

AutoArchivierung alle x Tage (default 14)
AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen
Bei der AutoArchivierung
1. Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mails)
2. Alte Elemente archivieren oder löschen
  1. Archivordner in Ordnerliste anzeigen
  2. Setzen der Standardeinstellungen für die AutoArchivierung, Frist und Ablageort oder Löschung
  3. Soll die Regel auf alle Ordner angewandt werden oder nicht

Nur empfohlen nach sorgfältigen Tests. Sonst ohne AutoArchivierung starten.

2. Auswahloptionen

Einstellen, welche Archivierungsregeln bei diesem Ordner greifen sollen.
(Vorausgesetzt ist, dass Standardarchivierungseinstellungen definiert wurden)
Auswahl je Ordner festlegen:

Elemente dieses Ordners nicht archivieren
Standardarchivierungseinstellungen verwenden (default gesetzt)
Für diesen Ordner spezielle Archivierungseinstellungen definieren

3. Eigene Einstellungen

Sollen für diesen Ordner spezielle Archivierungseinstellungen definiert werden, so können folgende Optionen gelten:

Elemente löschen, wenn älter als x Monate
Elemente löschen, wenn grösser als x Tage, Wochen oder Monate

Für beide Optionen stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Alte Elemente in Standardarchivordner verschieben
Alte Elemente verschieben nach selbst ausgewähltem Ordner
Alte Elemente endgültig löschen