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Outlook lässt sich den jeweiligen Bedürfnissen seiner Benutzer anpassen. Dadurch sollen die häufigsten Geschäftsfälle bestmöglichst unterstützt werden.
Nachfolgend werden die wichtigsten Möglichkeiten zur erfolgreichen Konfiguration aufgezeigt.

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Oft wurde ich gefragt: wie soll ich denn mein Outlook am besten einrichten?. Oft aber hörte ich einfach es ist einfach zu kompliziert!. Meistens konnte ich helfen, denn es waren meistens die gleichen Hürden, die überwunden werden mussten. Dies trieb mich schliesslich an, eine kleine Anleitung oder Checkliste zu schreiben. Kann ja nicht so kompliziert sein!
Wie sich bald herausstellte, ist das viel komplizierter respektive viel umfangreicher als erwartet! Erst recht ein Grund, diese Herausforderung anzunehmen. Das Resultat, oder nennen wir es lieber das Zwischenresultat ist das vorliegende Online-Handbuch.

Einleitung

Naturgemäss muss deine E-Mailsoftware wissen, wer du bist und wie du dich ausweisen kannst, denn es handelt sich bei E-Mail-Systemen um persönliche Postdienste. Dies gilt für Privatpersonen gleichermassen wie für Personen als Teil von Firmen oder Vereinen.
Es ist nachvollziehbar, dass ein System, welches solch ein breites Spektrum an Funktionen abdecken muss, eine gewisse Komplexität an Lösungen anbieten muss. Was dem Benutzer, sei es eine Einzelperson oder sei es die Belegschaft einer grossen Firma, dient dienen mag, ist nicht immer so einfach zu erklären.
Daher habe ich mich dafür entschieden, einfache Checklisten für die wichtigsten Bedürfnisse zu erarbeiten. Damit sind einfach nachvollziehbare Wege aufgezeichnet, wie man innert nützlicher Frist sein Outlook richtig aufsetzen und nutzen kann. Dennoch bleiben die Möglichkeiten für komplexere Konfigurationen weiterhin bestehen.

1. Wer arbeitet mit Outlook?

Die E-Mail-Software Outlook von Microsoft® wird in unterschiedlichster Kundschaft angewendet.
Hier ein paar Beispiele:

Privatanwender, in der Regel Einzelpersonen, 1 User
Familien, 2 - 5 User
Vereine, 3 - 100+ User
KMU, 1-499 User

Behörden, 1 - 100+ User
Industrie inkl. Industrie mit regulierter Umgebung, 500+ User

Es ist also ein und dasselbe Stück Software, welches die Anforderungen von Einzelpersonen bis zu Personengruppen in Konzerngrösse erfüllen muss und kann. Daraus lässt sich mit wenig Fantasie ableiten, dass das zweckmässige Einrichten der Software ebenso vielseitig sein muss.
Der Einfachheit halber richtet sich diese Online-Dokumentation an die ersten vier Gruppen. Behörden und Industrie gelten wegen ihrer Vielfalt und auch aus regulatorischen Bedingungen nicht als Zielgruppe.

2. Checklisten

Um die Vielfalt an Einstellungen verständlich zu erklären, bietet dieses Handbuch mehrere Ansätze an:

nur Topics mit dringenden Empfehlungen zeigen
Checklisten für schnelles Setup
Suchwort-Wolke
Definitionen

Beim ersten Teil werden nur noch die Abschnitte angezeigt, welche wichtige Einstellungen enthalten. Damit wird die Anleitung auf das Nötigste reduziert. Die Struktur orientiert sich aber nach wie vor an der Struktur von

Outlook.

Der zweite Ansatz geht einen anderen Weg. Hier werden Checklisten für den schnellen Setup der

Outlook-Umgebung für folgende Adressaten angeboten:

Einzelanwender, 1 User
Privatanwender und Familien, in der Regel Einzelpersonen, 1-5 User
Familien, Vereine, KMU bis zu 50 Personen

Die Komplexität von grösseren Usergemeinschaften auf eine simple 1-2-3-Checkliste herunterzubrechen, halte ich für unsinnig. In diesen Fällen ist es angebracht, ein spezifisches Projekt aufzusetzen.

1-2-3-Checkliste

3. Mail-Domäne @

Bei einer Domäne handelt es sich um den Mail-Adressbereich hinter dem @-Zeichen.
Beispiele:

hans.muesterli@outlook.com
In diesem Fall ist Hans Müsterli Mitglied der Domäne oder auch Englisch Domain outlook.com. Man redet von einer Mail-Domäne. In dieser Mail-Domäne gelten die Regeln, welche vom Anbieter outlook.com für die Verarbeitung von E-Mails vorgegeben werden.
hans.muesterli@dd4u.swiss
In diesem Fall ist Hans Müsterli Mitglied der Domäne dd4u.swiss. Man redet von einer Mail-Domäne. In der Regel sind aber noch weitere Services mit der Domäne dd4u.swiss verbunden, so z.B. User-Registrierung und Datenablage auch File-Services genannt. In dieser Mail-Domäne gelten die Regeln, welche vom Anbieter dd4u.swiss für die Verarbeitung von E-Mails und Datei-Ablagen vorgegeben werden.