O365

Outlook lässt sich den jeweiligen Bedürfnissen seiner Benutzer anpassen. Dadurch sollen die häufigsten Geschäftsfälle bestmöglichst unterstützt werden.
Nachfolgend werden die wichtigsten Möglichkeiten zur erfolgreichen Konfiguration aufgezeigt.

Outlook-Optionen

Outlook lässt sich den jeweiligen Bedürfnissen seiner Benutzer anpassen. Dadurch wird nicht nur das Look and Feel den persönlichen Anforderungen entsprechen, sondern das gesamte Mailsystem lässt sich so den Bedürfnissen für die häufigsten Geschäftsfälle anpassen.
Die meisten dieser Voreinstellungen befinden sich unter Rubrik Outlook-Optionen wieder.

Datei Optionen Allgemein

Allgemeine Optionen für das Arbeiten mit Outlook

1. Cloudspeicheroptionen

Sollen meine lokalen Outlook-Einstellungen mit der Cloud synchron gehalten werden?

Meine Outlook-Einstellungen in der Cloud speichern (Neustart von Outlook erforderlich)

Diese Synchronisation bewirkt, dass meine

Outlook-Einstellungen über die Cloud auch auf meine anderen Computer oder sogar im Internet-Café portiert werden.

Meine Outlook-Einstellungen in die Cloud speichern!

2. Benutzeroberflächenoptionen

Wahl zwischen optimal (immer die neuesten Trends) und Erhaltung einer höchstmöglichen Rückwärtskompatibilität.
Es stellt sich die Frage, ob man alles am liebsten so behält wie es ist (höchstmögliche Rückwärtskompatibilität), oder ob man die kleinen Änderungen im Office 365 laufend nutzen will. Im letzteren Fall kann sich über die Zeit die Bedienung leicht verändern.
Für Firmen stellt sich das anders dar als für Einzelpersonen. Firmen bevorzugen, wenn alles so bleibt wie es ist, bis dann im Gegenzug in grösseren Abständen ein Releasewechsel geplant durchgeführt und anschliessend getestet wird.
Man kann damit zwar Veränderungen nicht aufhalten, aber man kann den Zeitpunkt selbst bestimmen.
Sollte ein User mit sehr unterschiedlichen Computern (z.B. Desktop und Laptop für unterwegs) arbeiten, empfiehlt sich die Einstellung Für optimales Aussehen optimieren, weil sich da die Vorteile der an die Bildschirmauflösung (Desktop/Laptop) orientierten Darstellung überwiegen.
Meine Empfehlung ist, die Wahl für Für optimales Aussehen optimieren zu treffen. Diese Empfehlung gilt auch für kleinere KMU′s.

Für optimales Aussehen optimieren

Minisymbolleiste für die Auswahl anzeigen

Bild: Minisymbolleiste

Wird wahlweise angezeigt, wenn Text markiert wird. Hat ansonsten keinen Einfluss auf die Funktion von Outlook.

Livevorschau aktivieren
Zeigt die Vorschau eines Features sofort am Bildschirm an. Kann die Leistung des Computers verschlechtern.

Livevorschau aktivieren

Ich empfehle diese Einstellung, sofern du nicht einen uralten, wenig leistungsfähigen Computer haben solltest, einzuschalten.

QuickInfo-Format festlegen
Es besteht die folgende Auswahl:

Featurebeschreibungen in QuickInfos anzeigen
Featurebeschreibungen in QuickInfos nicht anzeigen
QuickInfos nicht anzeigen

Kann sich auf die Performance des Computers auswirken und kann auch nervös machen. Daher meine Empfehlung für die dritte Option: QuickInfos nicht anzeigen.

3. Microsoft Office-Kopie personalisieren

Bild: Beispiel der Einstellungen für Personalisierung

Eingabe des Benutzernamens und der Initialen für den eingeloggten User oder den PC vorgeben.
Design-Vorgaben festlegen für persönliches Look and Feel.

setze deine persönlichen Werte!

4. Datenschutz

Enthält weiterführende Informationen und den Verweis, dass sich deine Organisation darum kümmert. Scheint derzeit ein aktuelles Thema zu sein und wird sich vermutlich in absehbarer Zeit stark entwickeln.

5. Startoptionen

Sollen beim Start von Outlook vorherige Elemente wieder geöffnet werden? Je nach persönlicher Präferenz einstellen.

Immer fragen, ob ich vorherige Elemente erneut öffnen möchte
Vorherige Elemente nie erneut öffnen
Vorherige Elemente immer erneut öffnen

Dies hängt von deiner bevorzugten Arbeitsweise ab. Also nutze die Möglichkeit der Wahl.

6. Anlageoptionen

Outlook bietet drei Optionen an, falls eine Datei aus dem SharePoint an eine Mail angehängt wird:

Jedes Mal nachfragen, wie die Datei angefügt werden soll
Immer als Link teilen
Immer als Kopie der Mail anfügen

Sobald Mailverkehr mit vorwiegend Aussenkontakten stattfindet, empfiehlt es sich, die dritte Option zu wählen.

Immer als Kopie der Mail anfügen

7. LinkedIn

LinkedIn-Funktionen in meinen Office-Anwendungen aktivieren. Aus Datenschutzgründen würde ich von der Nutzung dieser Möglichkeit dringend abraten.

LinkeIn-Funktionen in meinen Office-Anwendungen aktivieren

LinkeIn-Funktionen in meinen Office-Anwendungen NICHT aktivieren

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