O365

Outlook lässt sich den jeweiligen Bedürfnissen seiner Benutzer anpassen. Dadurch sollen die häufigsten Geschäftsfälle bestmöglichst unterstützt werden.
Nachfolgend werden die wichtigsten Möglichkeiten zur erfolgreichen Konfiguration aufgezeigt.

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Outlook-Optionen

Datei Optionen Erweitert

Barrierefreiheit Menüband anpassen

1. Outlook-Bereiche siehe auch Datei Optionen E-Mail Outlook-Bereiche

Hier bietet Microsoft teilweise gefährliche Optionen für den Lesebereich an. Die zurückhaltende Anwendung der Vorschläge von Microsoft als Vorgabewerte der Einstellungen ist sehr empfohlen!

Lesebereichsoptionen:

• Im Lesebereich angezeigte Nachrichten nach einer vorgegebenen Zeit automatisch als gelesen markieren
• Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt
• Einzeltastenlesen mit Leertaste
• Automatische Vollbildansicht im Hochformat aktivieren
• Immer Vorschau von Nachrichten zeigen

alle abwählen!

2. Apps in Outlook anzeigen

Schnelles Auffinden und Starten von Apps über Outlook.
Deaktiviere diese Einstellung, um die neue Oberfläche zurückzusetzen und zur klassischen Outlook Navigationsleiste zurückzukehren. Erfordert einen Neustart von Outlook.

3. Starten von Outlook

Über ein Suchfenster kann einer der Ordner von Outlook ausgesucht werden, in welchem zukünftig Outlook starten soll.
Theoretisch sind alle Ordner zur Auswahl möglich. Ich empfehle den Fokus auf einer der folgenden Optionen:

1. Ungelesene E-Mail
   Es handelt sich um einen Suchordner, der alle ungelesenen E-Mails aus allen Postfächern anzeigt.
2. Posteingang
   Aktueller Posteingang
3. Outlook heute
   Eine Art Desktop, welcher Kalender, Aufgaben, Nachrichten und Personen zeigt.

Ungelesene E-Mail

4. AutoArchivierung siehe auch Ordner Eigenschaften AutoArchivierung

Verringere die Postfachgrösse, indem du alte Elemente löschen oder in eine Archivdatei verschieben lässt.
Einstellungen für AutoArchivierung:

1. AutoArchivierung alle x Tage (default 14)
2. AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen
3. Bei der AutoArchivierung
   1. Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mails)
   2. Alte Elemente archivieren oder löschen
      1. Archivordner in Ordnerliste anzeigen
      2. Setzen der Standardeinstellungen für die AutoArchivierung, Frist und Ablageort oder Löschung
      3. Soll die Regel auf alle Ordner angewandt werden oder nicht

Nur empfohlen nach sorgfältigen Tests. Sonst ohne AutoArchivierung starten.

5. Datei- und Browsereinstellungen

Es empfiehlt sich, die Voreinstellungen von Microsoft zu übernehmen:

1. Unterstützte Links zu Office-Dateien in Office-Desktop-Apps öffnen: ja
2. Vorschauen für Links anzeigen, wenn du diese zu E-Mails hinzufügst: ja
3. Öffne Links von Outlook im: Standardbrowser

Standardbrowser

6. Erinnerungen

Es lohnt sich einen kurzen Blick auf die ewigen Störenfriede zu werfen:

1. Erinnerungen anzeigen: ja
2. Erinnerungssound wiedergeben: eher nein
3. Erinnerungen vor allen anderen Fenster im Vordergrund anzeigen: nein
4. Erinnerungen für vergangene Kalenderereignisse automatisch schliessen: ja

7. Exportieren

Outlook-Informationen zur Verwendung in anderen Programmen in eine Datei exportieren.

8. Aus anderen Programmen oder Dateien importieren siehe auch Datei Öffnen und Exportieren Importieren/Exportieren Aus anderen Programmen oder Dateien importieren

Daten aus anderen Dateien wie Outlook-Datendateien (PST) oder Textdateien importieren.

9. iCalendar- oder vCalendar-Datei importieren siehe auch Datei Öffnen und Exportieren Importieren/Exportieren iCalendar- oder vCalendar-Datei importieren

Informationen werden aus einer iCalendar- oder vCalendar-Datei in den Kalenderordner importiert.

10. In Datei exportieren siehe auch Datei Öffnen und Exportieren Importieren/Exportieren In Datei exportieren

Outlook-Informationen werden zur Verwendung in anderen Programmen oder Instanzen in eine Datei exportiert.

11. VCARD-Datei (VCF) importieren siehe auch Datei Öffnen und Exportieren Importieren/Exportieren VCARD-Datei (VCF) importieren

Importieren von Kontakten aus iCloud (vCard, VCF-Datei) in Outlook.
Eine vCard ist eine „elektronische Visitenkarte“, die ein Benutzer mit einem Mausklick direkt in das Adressbuch seines E-Mail-Programms übernehmen kann.

12. Senden und Empfangen

Lege die Übermittlungseinstellungen für ein- und ausgehende Elemente fest.
Empfohlen wird auch, dass bei bestehender Internet-Verbindung sofort gesendet wird.

13. Internationale Optionen

Alle nachfolgenden Einstellungen können auf ja gesetzt werden:

1. Beschriftung von Nachrichtenkennzeichen in Englisch: ja oder nein
2. Nachrichtenköpfe von Antworten und Weiterleitungen sowie von Weiterleitungsbenachrichtigungen in Englisch: ja oder nein
3. Codierung ausgehender Nachrichten automatisch wählen: ja
4. Bevorzugte Codierung für ausgehende Nachrichten: Westeuropäisch (ISO)
5. Codierung ausgehender vCards automatisch auswählen: ja
6. Bevorzugte Codierung ausgehender vCards: Westeuropäisch (Windows)
7. Internationale Domänennamen in E-Mail-Adressen zulassen: ja
8. UTF-8-Unterstützung für das Mailto-Protokoll zulassen: ja

alle ja

14. Sonstige

1. Schnellklick-Kategorie festlegen: leer lassen
2. Zur Bestätigung auffordern, bevor Elemente endgültig gelöscht werden: ja
3. Die Analyse gesendeter Mails zulassen, um Personen, mit denen du häufig korrespondierst, sowie Themen, über die du häufig diskutierst, zu identifizieren und diese Informationen und diese Informationen auf den SharePointserver hochladen: nein
4. Protokollierung der Problembehandlung aktivieren (erfordert Neustart von Outlook): nein
5. Gruppenzeitpläne aus einer früheren Version von Microsoft Outlook migrieren: leer lassen
6. Animationen beim Erweitern von Unterhaltungen und Gruppen verwenden: nein
7. An OneNote senden mit OneNote für Windows 10 verwenden, falls verfügbar: nein
8. Für Administratoren bestimmte Vorfallsbenachrichtigungen deaktivieren: ja

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