O365

Outlook lässt sich den jeweiligen Bedürfnissen seiner Benutzer anpassen. Dadurch sollen die häufigsten Geschäftsfälle bestmöglichst unterstützt werden.
Nachfolgend werden die wichtigsten Möglichkeiten zur erfolgreichen Konfiguration aufgezeigt.

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Informationen

Datei Informationen Kontoinformationen

Automatische Antworten

1. Kontoinformationen Querverweis Datei Office-Konto Konto Benutzerinformationen

Bild: Beispiel verbundenes E-Mail-Konto

Angezeigt wird zuoberst als Kontoinformationen das derzeit verbundene E-Mailkonto.
Es lassen sich aber weitere E-Mailkonti verbinden und danach als Kontoinformation anzeigen. Hier reduziere ich mich auf den Normalfall mit genau einem Konto.
Wichtig ist zu wissen, dass mit Outlook nicht nur E-Mailkonti von Microsoft, sondern auch alle anderen E-Mailsysteme, welche auf dem Protokoll POP3 oder IMAP4 basieren, verbunden werden können.

Voraussetzung: 1 E-Mailkonto ist vorhanden

2. Kontoeinstellungen Querverweis Systemsteuerung Benutzerkonten Mail-Setup Profile

Konten hinzufügen, Einstellungen verändern oder entfernen.
Diese Untermenüs sehen auf den ersten Anblick komplexer aus, als sie wirklich sind. Diese Liste ist u.a. so umfangreich, weil Microsoft eine verhältnismässig hohe Rückwärtskompatibilität zu Vorgängerversionen von Outlook gewährleistet. In der Regel genügen die Einstellungen des ersten Punktes.
Hinweis: MS Exchange ist mehr als nur ein E-Mail-Angebot. Microsoft hat gleich von Anfang an die mit dem Mail eng verbundenen Büro-Systeme verbunden. MS Exchange ist ein integriertes System und bietet folgende Funktionalitäten (Auszug):

• E-Mails
• Termine/Kalender inkl. Terminplanungs-Assistent
• Aufgaben
• Kontakte/Adressen
• Notizen
• Mobiler E-Mail-Zugriff via ActiveSync-Technologie
• E-Mail-Abruf mittels POP3/IMAP4, E-Mail-Zustellung per SMTP
• Globales Adressbuch
• Zertifikatbasierte Authentifizierung
• Unterstützung für Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME)
• Globale Annahme- und Verweigerungsliste, auch Weisse Liste und Schwarze Liste genannt

3. Kontoname und Synchronisierungseinstellungen

Grundsätzliche Kontoeinstellungen aktualisieren wie Kontoname und Ordnersynchronisierungseinstellungen.
Da sei in Erinnerung gerufen, dass Office 365 die E-Maildaten primär in der Wolke hält und hier also bestimmt werden kann, ob und welche Elemente auf den lokalen Computer heruntergeladen, also synchronisiert werden.

4. Zugriffsrechte für Stellvertretung

Stellvertreterinnen und Stellvertreter sind Personen, die im betrieblichen Zusammenhang besondere Zugriffsrechte auf deine Post, Kalender oder weitere in Outlook verwalteten Elemente haben. Diese Zugriffs- und Aktionsrechte können in Outlook abgebildet werden und somit können diese Personen auch über das System ihre Rechte wahrnehmen und somit ihre angestammte Arbeit ausführen.
Dazu können das Lesen und Beantworten deiner Eingangspost gehören. Auch die Zusage für Termin-Einladungen oder gar das Versenden von Einladungen im Namen der zu vertretenden Person können dazugehören.
Was genau der Stellvertreter oder die Stellvertreterin sehen soll und welche Rechte sie hat, wird beim jeweiligen Ordner festgelegt. Dies erfolgt auf dem entsprechenden Ordner mit Rechtsklick unter dem Menü Berechtigungen.

5. Adressbuch herunterladen

Eine Kopie des globalen Adressbuches herunterladen, um bei allfälligen Reisen dieses auch offline verfügbar zu haben.
Dies macht für Nutzer einer Einzel-Lizenz in der Regel wenig Sinn.

 

Weitere Einstellungen im Zusammenhang mit dem Adressbuch findest du hier:

 

Querverweis Datei Optionen Personen Namen und Ablage

 

Querverweis Synchronisierung Kontakte iPhone und iPad zum Windows PC Outlook Microsoft 365

 

Querverweis Synchronisierung Kontakte iPhone und iPad zum Windows PC iPhone Kontakte

6. Profil ändern Querverweis Systemsteuerung Benutzerkonten Mail-Setup Bedeutung

Zuerst sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass zwischen Outlook und dem Windows Betriebssystem ein E-Mail-Profil dazwischenliegt. In der Regel bleibt das unauffällig. Man kann aber weitere Profile definieren und kann somit zwischen den unterschiedlichen Profilen hin- und herschalten und dann das normale Outlook zu starten.
Dabei handelt es sich um eine historisches Überbleibsel aus den Zeiten, wo sich mehrere Personen einen Computer geteilt haben. So kann jede Person seine eigene Privatsphäre für das Mail bewahren. Auch diese Funktion ist vermutlich der Rückwärtskompatibilität bei Microsoft geschuldet.

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